Steeds vaker denkt het Aanbestedingsinstituut Mobiliteit mee over hoe aanbestedingen in het doelgroepenvervoer voor alle partijen optimaal kunnen worden vormgegeven. Vooral op het gebied van contractduur, gunnen op prijs, de risicoverdeling en de controle op naleving van gemaakte afspraken, kan nog veel worden verbeterd. Bovendien zou het AIM graag in nog veel meer gevallen een gesprekspartner van opdrachtgevers zijn. Daarover vertelt AIM-manager Saida Akaaboune.

Het Aanbestedingsinstituut Mobiliteit werd bedacht door werkgeversorganisatie KNV en vakbonden FNV en CNV, en het wordt gefaciliteerd door Sociaal Fonds Taxi. Werkgevers en werknemers willen een einde aan gunningen die vooral op prijs plaatsvinden en die weinig ruimte laten om te investeren, innoveren of geld te verdienen. Het AIM neemt aanbestedingen voor doelgroepenvervoer onder de loep en adviseert opdrachtgevers waar nodig over de contractduur, risicoverdeling, toezicht op naleving van de gemaakte afspraken en meer.

Saida Akaaboune is sinds september 2017 manager van het AIM. Zij heeft veel ervaring opgedaan met Europese aanbestedingen bij haar vorige werkgevers, Sharp Electronics en TNT, de voorganger van PostNL. “Een rode draad in mijn werk was altijd tussen de regels door lezen en zo uitzoeken welke maatwerkoplossing de opdrachtgever wilde”, legt zij uit. Door de jaren heen zag Akaaboune de bestekken echter steeds minder transparant worden.

Doorn in het oog

“Vragen werden onvoldoende beantwoord en bestekken misten steeds vaker het juiste gevoel met de markt. Dat zag je dan terug in kwaliteitscriteria die al achterhaald waren, het stellen van buitenproportionele eisen aan inschrijvers, scheve risicoverhoudingen en meer. Via Nota’s van Inlichtingen kon je daar tegen ageren. Dat leidde soms tot een onnodige rits aan vragen om opheldering. En een eventueel effect was nooit branchebreed. Die gang van zaken was me een doorn in het oog. En in het doelgroepenvervoer is eigenlijk hetzelfde aan de hand.”

In de vorm van het AIM diende zich voor Akaaboune de kans aan om voor een hele sector werk van bewustwording over aanbestedingen te maken. Dat doet zij niet alleen. Drie mensen die elk tientallen jaren in of met het doelgroepenvervoer hebben gewerkt, kijken kritisch en onafhankelijk mee naar de bestekken. Dat leidt in veel gevallen tot een aantal voorstellen aan de opdrachtgever om een aanbesteding aan te passen. Momenteel wordt er bovendien een gebruikersadviesraad samengesteld, zodat er vanuit nog breder perspectief naar vervoersaanbestedingen kan worden gekeken.

Vaak geen reactie

In de sector zelf wordt het AIM breed gedragen, merkt Akaaboune. “Maar vanuit de opdrachtgevers, met name overheden, zou dat nog een stuk beter kunnen”, erkent ze. “Er zijn verschillende voorbeelden van aanbevelingen door het AIM die in bestekken zijn terug te vinden. Maar vaak blijft het ook beperkt tot een uitleg waarom die aanbevelingen niet zijn overgenomen. En in de meeste gevallen krijgen we zelfs helemaal geen reactie.”

In de eerste vier maanden van dit jaar zijn er achttien aanbestedingen gepubliceerd. “In vier of vijf gevallen hebben we voorafgaand aan dat traject kunnen adviseren. Dat had best wat meer mogen zijn”, vindt Akaaboune. “Natuurlijk proberen we via ons netwerk te achterhalen waar en wanneer wat speelt. Maar het zou ook heel fijn zijn als opdrachtgevers ons al in een vroeg stadium vragen om met ze mee te denken. We werken er ook hard aan om onze naamsbekendheid te vergroten.”

Gaat niet om goed of fout

Het komt al wel voor dat opdrachtgevers het AIM zelf weten te vinden. De regio Gooi- en Vechtstreek deed dat en nam ook diverse aanbevelingen over. Hier werd onder meer een gunningssystematiek uitgewerkt met als insteek om juist niet op de laagste prijs te gunnen. Metropoolregio Rotterdam Den Haag heeft voor een nieuwe aanbesteding eveneens overleg met het AIM gezocht. Daarnaast weten steeds meer adviseurs die opdrachtgevers bijstaan het instituut te vinden.

Een instrument om opdrachtgevers te dwingen aanbevelingen op te volgen is er niet. De adviezen van het Aanbestedingsinstituut Mobiliteit zijn nu eenmaal niet bindend. Saida Akaaboune geeft aan niet in sancties te geloven. “Het gaat niet zozeer om goed of fout. We willen een bepaalde bewustwording bij opdrachtgevers creëren over de negatieve gevolgen van beleid dat wordt gevoerd. Dat gaat het beste door met elkaar de dialoog aan te gaan.”

Vanaf het begin meepraten

Er zijn dus ook voorbeelden van aanbevelingen die wel (deels) worden overgenomen. Vaak gaat het dan om zaken als langere contractduur en het beter mogelijk maken dat werknemers vaste contracten krijgen. Een ander voorbeeld: meer transparantie in en onderbouwing van de tarieven uitvragen, zodat het veel lastiger wordt om onder of tegen de kostprijs in te schrijven.

In Zeeuws-Vlaanderen mocht het AIM vanaf het begin meepraten, wat ertoe leidde dat er naar de adviezen werd geluisterd. Er werd in de aanbesteding van het doelgroepenvervoer minder nadruk gelegd op prijs. Ook kwam er relatief veel gewicht voor arbeidsomstandigheden en de inzet van vaste chauffeurs. Bovendien is er gekozen voor een relatief lange looptijd van vijf jaar en de mogelijkheid om twee keer met twee jaar te verlengen. Dat zorgt voor meer rust bij alle partijen en voor de opdrachtnemer biedt een lange looptijd meer kansen om te investeren.

Ook in Voorne-Putten zag het AIM dat de opdrachtgever de adviezen niet zomaar naast zich neerlegde. Een dozijn aanbevelingen werd, al dan niet deels, meegenomen in het uiteindelijke bestek. Dat betrof onder meer toepassen van een minimum- en een plafondtarief, het bundelen van meerdere doelgroepen, een contractduur van vijf jaar en de mogelijkheid om nog eens met die termijn te verlengen.

Positieve effecten

Van schoolvoorbeelden spreekt Akaaboune nog niet, want op elke aanbesteding valt uiteindelijk nog wel iets aan te merken. En de mate van invloed op de besluitvorming is ook niet altijd even duidelijk. “Als we meteen aan het begin instappen, kunnen we precies nagaan wat er met onze adviezen is gedaan. Dat is heel anders wanneer je halverwege instapt. Maar daar waar we mee mogen praten, merken we gewoon dat dat positieve effecten heeft op de manier waarop het bestek wordt ingevuld.”

Tegelijk maakt het onder de loep nemen van vele tientallen aanbestedingen voor het doelgroepenvervoer ook duidelijk dat er nog een berg werk te verzetten is. Daarbij gaat het zoals aangegeven niet om opdrachtgevers die iets goed of fout doen, maar wel om de mogelijkheden om een aanbesteding zo in te richten dat de gevolgen ervan voor alle partijen beter uitpakken.

Initiële looptijd van een jaar

Een aantal van die verbeterpunten dient zich het vaakst aan, merkt Saida Akaaboune. “Als die zaken niet veranderen, zullen ze een negatief effect hebben en houden op de branche”, geeft zij aan. Een goed voorbeeld daarvan is de gemiddelde contractduur. Van alle aanbestedingen die het AIM in 2017 onderzocht, was de looptijd gemiddeld 35 maanden.

“Onlangs is er zelfs een bestek uitgezet met een initiële looptijd van een jaar. Dan kun je van de vervoerder niet verwachten dat hij investeert en vast personeel in dienst neemt. Je kunt dan als opdrachtnemer geen langetermijnvisie op dat vervoer ontwikkelen. En ik vraag me sterk af of een opdrachtgever dat wél kan. Zo’n korte contractduur is voor niemand goed.”

Het zal ook geen verbazing wekken dat wat het AIM betreft in veel aanbestedingen nog veel te sterk op prijs wordt gegund. Het hele onderliggende idee is immers dat er meer op waarde moet worden gegund. “Veel opdrachtgevers schrijven de kwaliteitseisen te uitputtend voor of waarderen deze te laag”, licht Akaaboune toe. Zo was er een opdrachtgever die dacht dat de kwaliteit, voor zover de markt die zou kunnen leveren, voldoende was gewaarborgd door deze uitputtend voor te schrijven in de eisenlijst.

Onderscheidend vermogen

“Het resultaat van die aanpak was dat er uiteindelijk alleen op prijs werd gegund. Dat is volgens mij niet de juiste weg om te bewandelen. Door niet met onderscheidende kwaliteitscriteria te komen, zet je de vervoersbranche weg als een sector die niet kan of wil innoveren. Terwijl je wel degelijk instrumenten kunt voorschrijven waarmee vervoerders zich van elkaar kunnen onderscheiden. Ik denk dan aan tevredenheidsverklaringen van medewerkers en onderzoeken naar de klanttevredenheid, want dat zegt iets over werkgeverschap en dienstverlening.

Het AIM loopt verder vaak tegen een scheve risicoverdeling aan. Akaaboune: “Zo’n 80 procent van het werk in het doelgroepenvervoer komt van overheden. Die sterke afhankelijkheid leidt er regelmatig toe dat vervoerders risico’s accepteren die ze eigenlijk niet kunnen dragen.”

Een vervoerder moet volgens het AIM bijvoorbeeld veel beter dan nu vaak het geval is, kunnen inschatten wat een afnemend vervoersvolume voor zijn omzet en bedrijf gaat betekenen. “Spreek bijvoorbeeld een bandbreedte af en ga om tafel als het vervoersvolume daar buiten valt, want dan is dat oorspronkelijke contract misschien wel niet meer rendabel voor het vervoersbedrijf.”

Beloofd

Iets anders waar volgens het AIM veel meer aandacht voor moet komen, is goed contractmanagement. Kort gezegd: een opdrachtgever kan van alles vragen en de inschrijvers kunnen van alles beloven. Maar het ontbreekt nog erg vaak aan toezicht op naleving van de gemaakte afspraken.

Saida Akaaboune vindt: “Iemand moet wel controleren of dat wat is beloofd ook wordt nagekomen. De opdrachtgevers krijgen dan de kwaliteit die ze vragen. En het voorkomt dat vervoerders maar van alles beloven in hun inschrijving omdat er toch niet of nauwelijks op wordt gecontroleerd. Want andere vervoerders zijn misschien buiten de boot gevallen omdat ze dezelfde beloftes hebben gedaan, maar dan tegen realistische en dus hogere vergoedingen.”

Over de werkzaamheden en ervaringen van het AIM vertelt Saida Akaaboune ook tijdens het Nationaal Congres Contractvervoer, op donderdag 11 oktober in Expo Houten. Bekijk het volledige programma en schrijf je nu vast in voor deelname.